Бумажные документы уходят в прошлое. Поэтому уже сейчас нужно переходить на электронный документооборот. Он позволяет ускорить и упростить передачу данных между контрагентами, государственными органами и внутри компании.
Проблемы бумажных документов
Поводом для перехода на СЭД являются проблемы, которые возникают при использовании бумажного документооборота. Данные проблемы могут снижать эффективность и безопасность работы с документами.
Если же выделять основные проблемы бумажного документооборота, то стоит остановиться на нескольких моментах. Во-первых, бумажные документы занимают много места. Они требуют специальных условий хранения и защиты от пожара, воды, воровства или порчи. Также возрастает риск утери важной документации.
Во-вторых, сложно отслеживать и контролировать движение бумажных документов, а также сроки их обработки и согласования. Также возможны задержки в передаче документов между отделами или контрагентами.
В-третьих, на подготовку бумажной документации уходит довольно много времени. Дополнительно возникают финансовые затраты на бумагу, канцелярию, почтовые услуги и курьерскую доставку.
Нельзя обойти вниманием и вопрос автоматизации процессов. Бумажные документы не позволяют полностью автоматизировать такие бизнес-процессы, как генерация, проверка, согласование, архивация и анализ. К тому же они не интегрируются с учетными системами и другими программами.
Преимущества СЭД
Электронный документооборот имеет много преимуществ, повышающих эффективность и конкурентоспособность организации. Если выделять основные плюсы СЭД, то нужно сделать акцент на:
- Увеличении скорости работы. Электронные документы передаются мгновенно по телекоммуникационным каналам связи, без задержек и потерь. Также ускоряется процесс их создания, согласования, подписания и архивации.
- Уменьшении расходов. Электронная документация не требует затрат на бумагу, печать или доставку. Также снижаются расходы на содержание бумажного архива и персонала, занимающегося документооборотом.
- Сокращении дебиторской задолженности. Документы в электронном виде позволяют быстрее выставлять счета и получать оплату от контрагентов, а также контролировать взаиморасчеты и напоминать о просроченных платежах.
- Снижении влияния человеческого фактора. СЭД исключает возможность ошибок, подделок, утери или порчи документов. Эта система также проверяет документы на соответствие форматам и срокам подписания.
Остается добавить, что электронная подпись надежнее рукописной. Она гарантирует неизменность и юридическую значимость электронных документов. ЭП выдается удостоверяющими центрами и защищает документы от подделок.